Nycketalen som skapade harmoni och kontroll i konsultföretaget

Det handlade om ett mellanstort konsultföretaget där nyckeltalen visade sig avgörande för att skapa kontroll, styrmöjlighet och harmoni i verksamheten.

Ekonomichefens initiativ

På Ekonomichefens initiativ startades ett noggrant arbete och genom ett samarbete mellan ledningen och de anställda utvecklades en strategi för att identifiera och mäta viktiga prestandapåverkande aspekter i verksamheten. Ledningen var snabbt med på Ekonomichefens initiativ eftersom man själva hade haft liknande tankar ett tag men den tidigare, ordinarie, ekonomichefen inte riktigt hade förmågan att komma till skott med styrinstrumenten.

Det saknades tydliga mål

Ett av de första stegen var att tydligt definiera företagets mål och vision. Ledningen hade både vision och mål i sina ‘huvuden’ men de fanns varken nedskrivna eller tydligt kommunicerade i organisationen. Målen och visionen utgjorde sedan grunden för de nyckeltal som skulle skapas. Med ett gemensamt syfte och tydliga mål kunde företaget fokusera på de mest relevanta aspekterna av verksamheten - och välja bort saker som diskuterades men inte ansågs tillräckligt relevant.

Olika typer av KPI:er

För att skapa kontroll och öka effektiviteten infördes nyckeltal (KPI:er) som mätte olika delar av företagets verksamhet. Ekonomiska grundläggande nyckeltal som omsättning, kostnader och lönsamhet, samt inte minst likviditeten, började övervakas mer noggrant, och framförallt, varje månad(!) för att säkerställa att företaget arbetade mot sina finansiella mål. Och skulle ha möjlighet till förståelse när månader eventuellt inte riktigt nådde upp till målsättningarna.

Samtidigt började även operativa nyckeltal mätas, såsom kundnöjdhet, projektframsteg och medarbetarprestationer, för att säkerställa en övergripande balans i verksamheten. Andra nycklar som blev aktuella var t.ex. snittintäkt/timme och volym av kundleveranser (hade som enda nyckeltal mätts tidigare).

Du. Jag. Vi. Tillsammans.

En viktig del av processen var att involvera medarbetarna och skapa en kultur där alla förstod och bidrog till att uppnå de gemensamma målen. Genom regelbundna möten och tydlig kommunikation fick alla anställda insikt i hur deras arbete påverkade företagets framgång och hur de kunde bidra till att förbättra nyckeltalen.

Tack vare att nyckeltalen inte ‘bara’ mätte debiteringsgrad upplevde också medarbetarna en ökad harmoni. När alla tidigare bara fokuserat på hur många timmar som levererats till kund, och inte vilken t.ex. snittintäkt de olika timmarna innebar, visade det sig att medarbetarna faktiskt inte fokuserade på att leverera de tjänster som både var mest värdeskapande för kund och samtidigt innebar högst lönsamhet för det egna företaget. Man sprang och sprang men hade inte tid att fundera på vilket hålla man sprang åt.

Även mätning och uppföljning effektivt

Automatisering och digitalisering spelade också en central roll i att skapa kontroll och effektivitet. Genom att implementera system och verktyg för att leverera, övervaka och rapportera nyckeltalen kunde företaget snabbt reagera på förändringar och fatta informerade beslut. Plus att medarbetarna inte behövde lägga allt för mycket tid på att leverera sina data.

Harmoni, kontroll & möjlighet till styrning

Effekten arbetat Ekonomichefen startade innebar en ökad kontroll över företagets prestationer och en ökad harmoni i arbetsmiljön. Och samtidigt helt nya styrmöjligheter. Medarbetarna kände sig delaktiga och motiverade, och företaget kunde agera proaktivt för att möta utmaningar och utnyttja möjligheter. Nyckeltalen fungerade som en vägledning för att uppnå och överträffa företagets mål, och har skapat en stark grund för hållbar tillväxt i verksamheten där ledningen dessutom idag har fått större förståelse och bättre styrinstrument för det som påverkar lönsamheten.

Läs gärna mer om Economity här.